Idő nem áll korlátlanul rendelkezésünkre, az idővel kapcsolatos költségvetésünk korlátozott. Ezért ésszerűen kell bánnunk az idővel, azaz okosan kell (meg)terveznünk, hogy céljainkat, feladatainkat, magán-érdekeinket közös nevezőre hozzuk.
Ennek előfeltétele egy időterv minden meglévő és végrehajtandó feladat megfelelő áttekintésével. Ezért kellene kötelező és a valóságnak megfelelő időbeosztást készítenünk, és konkrét egyezségeket kötnünk.
A konkrétan egy évre szóló időtervezés a következőképpen néz ki:
A szervezés és a tervezés mindig a cél elérésének eszközét jelenti, elsősorban az elvégzendő feladatok számbavételét. Az egyéni tervezés első lépéseként valamennyi elvégzendő feladatot számba kell venni és fel kell jegyezni.
Az elvégzendő feladatok számbavétele az alábbi előnyökkel jár:
- elbúcsúzhatunk a cédulázással járó gondoktól,
- nem fogunk elfelejteni egyetlen feladatot sem,
- szabaddá tesszük magunkat, hogy lényeges dolgokkal tudjunk foglalkozni.
A prioritások meghatározása
Sikeres emberek azzal tűnnek ki, hogy a sok munkát éppúgy elvégzik, mint az egészen különböző feladatokat, miközben ők egy meghatározott munka elvégzése közben csak egyetlen feladatnak szentelik magukat, ezt azonban következetesen és céltudatosan végzik. Erre szolgál az a feltételezés, hogy a munka során egyértelmű fontossági sorrendet (prioritást) kell megállapítani, és ehhez az embernek tartania is kell magát.
Nem mindent kell valóban azonnal megtenni, ami az első pillanatra „muszáj”-nak látszik. A feladatok és tettek tengerében van egy bizonyos „rend” és ezt a „rendet” kell létrehozni.
A prioritás meghatározás azt jelenti, arról döntsünk, hogy melyik feladat az elsőrangú, a másodrangú és így tovább, és melyek azok, amelyekkel a rangsor végén kell foglalkozni. A prioritásban a legfontosabb feladatokat kell először elvégezni.
A prioritás meghatározás történhet az ABC analízissel:
A-feladatok Ezek a feladatok, amelyeket el kell végezni. Ezeket a feladatokat csak az illető személy egyedül vagy csoportosan végezheti el felelősségteljesen (ezek nem ruházhatók át másra), és a munka végrehajtásának a szempontjából nagyon nagy jelentőségűek.
B-feladatok Bár ezek is fontos feladatok, de ezek másra átruházhatók, sőt néha át is kell őket másra ruházni.
C-feladatok Egy funkció betöltése szempontjából ezeknek van a legcsekélyebb jelentőségük, de a munka sokaságát illetően mégis nagy hányadot tesznek ki (rutinmunkák, papírholmik, olvasás, telefonálás, akták, levelezés és más irányítási munkák). Ezeknek az elintézéséhez lenne idő, de ezekből a C-feladatokból a még fennálló határidő alapján (időkényszer) A-feladatok lehetnek.
Az ABC-prioritás meghatározás természetesen nem azt jelenti, hogy csak az A-feladatokat kell elvégezni, és a C-feladatokról teljesen le kell mondani, hanem azt, hogy mindezeket a tevékenységeket a prioritás meghatározás segítségével egy megfelelő mértékű viszonyítással, helyes rangsorolással és munkasorrenddel napi elvégzendő tevékenységgé kell tenni.
Ahhoz, hogy sikeresen dolgozzunk, az alábbi három alapelvet célszerű betartani:
- Egyértelmű és elérhető célt tűzzünk ki magunk elé, és arra törekedjünk. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy mindig adódnak olyan dolgok, amelyek nekünk egy pillanatban fontosnak tűnnek. Ebben az esetben mindenkinek meg kell vizsgálnia, hogy nem lenne-e hasznosabb, ha a kitűzött célra törekednénk. Az ehhez szükséges időigényt realisztikusan kell megtervezni a beépített időtolerancia segít abban, hogy az előre nem látható dolgokat elháríthassuk.
- Készítsünk rangsort a munka elvégzésére:
Teljesen mindegy, mit és hol dolgozik az ember, egyszerre mindent nem lehet elvégezni. Ameddig csak lehet, a munkát az egyéni rangsorolás szerint kell beosztani. Ehhez a keretet az egyéni célkitűzésnek kell adnia. Ésszerűnek és célszerűnek bizonyult a következő rangsorolás.
Elsőrangú: Mi juttat engem a célomhoz közelebb? Mi fontos különösen céljaim eléréséhez?
Másodrangú: Mikor (hol) forog kockán a legtöbb pénz?
Harmadrangú: Mit szeretne főnököm már elintézettnek tekinteni?
Negyedrangú: Hol kell tennem valamit, hogy a többiek tovább tudjanak dolgozni?
- Az idő szempontjából tudatosnak és érzékenynek kell lennünk. Mindenkinek megvan az a joga és kötelessége, hogy „időtőkéjét” óvja a tolvajoktól. Kifizetődő dolog azon elgondolkodni, hogy a nem is olyan sok egyéni időtőkéből hány százalék megy veszendőbe, ha az ember napjában csak egy órát fecseg el kollégáival. Időrablók ülnek mindenütt. A legnagyobb időrablók a legtöbb esetben mi magunk vagyunk: ha szervezetlenül, cél és terv nélkül dolgozunk.
Napi tervezés
Az egész munkanapot a legapróbb részletességgel megtervezni nem helyes dolog, hisz mindig közbejöhetnek előre nem látott dolgok, ezért a napi munkaidő tervezésénél célszerű az alábbi alapvetéseket betartani:
A napi tervezésnél figyelembe kell venni a következőket is:
- Szakítson magának tíz perc időt a munka után, hogy a következő napot megtervezze.
- Készítsen napi áttekintést. Egy kis önellenőrzéssel vizsgálja meg, hogy mit ért el, mit nem ért el. Ezzel zárja az elmúlt napot, vonja le belőle a tanulságot, és tervezzen újat a következő napra.
- Nézze meg a határidős terven (az időtervezőben) és heti, havi és éves tervében, hogy mi maradt elintézetlenül, mit kell még megtenni.
- Foglalja össze a különböző kis eseményeket, mint a telefonok, rövid levelek, rövid megbeszélések, apró elintézett ügyek stb. és vegyen ezért számításba mindig egy összefüggő időt (időegységet).
- Becsülje meg aztán mind ezekre az időegységekre, mind pedig a nagyobb folyamatokra, mint konferenciák, munkakidolgozások, tárgyalások, látogatások stb. az időigényt. Becsüljön félórás vagy egy órás egységekben, nem pontosan percekben. Ez utóbbi nagyon gyakorlatiatlan lenne.
- A kis és a nagy eseményekre megbecsült összidő gyakran már hosszabb, mint a rendelkezésre álló munkaidő. Ehhez jön még a tartalékidő, amellyel számolni kell. A tartalékidőnek legalább 40%-ot kellene kitennie.
- A feladatokat sürgősségi jelekkel (prioritásokkal) jegyezze be a napi formanyomtatványba. Rövidítse le a mindig visszatérő fogalmakat. Így a formanyomtatványok szűkös helyét jobban ki tudja használni, és az írással is előbb készen lesz.