Ha a vezetői munka szervezettségét vizsgáljuk, megállapítható, hogy a legtöbb munkahelyen a végrehajtóknak a munkastílusa kerül előtérbe – az a lényeg, hogy valami munka történjék „csináljanak valamit”.
A napok így teljesen eldugulnak a feladatokkal, határidőkkel és üzleti dolgokkal.
A hatékonyságra és a tényleges munkavégzésre alig fektetnek hangsúlyt. Márpedig ha az ember meggondolja, hogy a hatékonyság azt jelenti, hogy egy munkát helyesen, azaz ésszerűen végzünk el, „a ténylegesség pedig azt, hogy a helyesen végzendő munkát elkezdjük végrehajtani”, akkor válik világossá, hogy milyen mértékben vagyunk vétkesek.
A munkálatokat felében-harmadában otthagyjuk, aztán a kényszer (időkényszer) hatására tűzoltómunkaként gyorsan elvégezzük. A megbeszéléseket alig készítjük elő, a határidőket a véletlenre bízzuk, spontán telefonálgatunk, látogatók, munkatársak bejelentés nélkül érkeznek stb. – közben mindenki siránkozik, hogy nincs elég ideje. Pedig mindannyiunknak megvan közülünk az az idő, ami egyáltalán létezik. A döntő kérdés tehát nem az, hogy mennyi időnk van, hanem az, hogy mit kezdünk vele, hogyan használjuk ki.
A kihasználtság elemzéséhez vizsgáljuk meg tevékenységünket, állapítsuk meg mit intéztünk el és milyen eszközökkel. Meg kell vizsgálni munka-szokásainkat is, a feladatok delegálását, a feladatok elvégzésének időpontját és időtartamát is.
A vizsgálatok kimutatták, hogy amikor az idő csapdájába botlunk, akkor ezeket a csapdákat 80%-ban magunk állítottuk magunknak. Stresszbe és zaklatottságba esünk, túlzsúfolt íróasztaloknál dolgozunk, túlórázunk, hogy az eddig el nem végzett feladatokat még megoldjuk. Mindent elfogadunk, sőt még újabb adalékokkal egészítjük ki – és azt hisszük, hogy mindez még az elintézendőkhöz tartozik.
Ez a magatartás azonban hosszú távon elengedhetetlenséghez vezet, a motiváltság elveszítéséhez, amely aztán még nagyobb nyomást gyakorol ránk.
Legfőbb célunknak annak kell lennie, hogy kiutat találjunk ebből az ördögi körből. El kell jutnunk oda, hogy meghatározzuk, mit végzünk el, és hogyan dolgozunk.
A munkaelemzés elvégzése
Ahhoz, hogy meg tudjuk állapítani mely területeken a legfontosabb az önszervezés, az önmenedzselés, meg kell vizsgálni időbeosztásunkat.
A vizsgálathoz használható egy úgynevezett „Időelemzési napló”.
Az Időelemzési napló kitöltéséhez végig kell gondolni a napi munkánkat
- hogyan építjük fel céljaink elérésére időnket?
- mire használjuk fel időnket?
- hol esünk a saját magunk által összeállított idő csapdájába?
- milyen időt rabló tevékenységet végzünk?
A felméréshez válasszunk ki legalább két különböző munkanapot, hogy legyen összehasonlítási lehetőségünk és alaposabb legyen az elemzés.
Az időelemzési naplót az alábbi útmutató szerint célszerű kitölteni.
Útmutatás:
- Írja be a keltezést és a célokat, azaz mely célokat tervez Ön elsősorban erre a napra?
- Írjon fel mindent, a nap folyamán esedékes tevékenységet még akkor is, ha az időtartam még oly kevésnek és jelentéktelennek is látszik.
- Jegyezzen fel minden munkamegszakítást, zavaró jelenséget, mindegy, hogy ez kívülről jött-e vagy Ön saját maga volt az előidézője.
- Vezesse az időkimutatást legalább két napon keresztül, de jobb, ha egy egész héten keresztül végzi ezt.
- Kérem, a lehető legnagyobb mértékben legyen becsületes és önkritikus.
- Törekedjék arra, hogy azonnal rögzítsen mindent és kerülje a későbbi, emlékezetből történő feljegyzéseket (melyek ugyancsak nem nagyon sikerülnek, illetve nem lesznek tökéletesek).
Az Időelemzési napló kitöltése után nagyon fontos az elemzés végrehajtása ahhoz, hogy meg tudjuk állapítani gyenge és erős pontjainkat.
A kiértékelést segítik elő az alábbi kérdések:
- Készített-e már minden napra írásbeli tervet a prioritásokat (feladatok egyértelmű sorrendiségét) számba véve?
Melyek ezek a prioritások (fontossági sorrend)?
- Mennyi időt használt fel addig, míg a nap legfontosabb munkáját elkezdhette?
- Milyen gyakran hagyta, hogy zavarják a munkájában ennek a feladatnak az elvégzése során?
Elvégezte-e a megfelelő munkát a megfelelő időben?
- Milyen munkákat végzett el, amelyek egyáltalán nem voltak szükségesek?
- Mely dolgokat lehetett volna később elvégezni?
- Mely feladatokat kivel lehetett volna elvégeztetni?
- Mit lehetne jobban elvégezni?
- Gyorsabban?
- Egyszerűbben?
- Kevésbé részletezően?
- Jobb eredménnyel?
A munkamegszakításokkal kapcsolatban:
- Mely munkamegszakítások fordulnak elő a leggyakrabban (pl. telefon, látogató, főnök, munkatársak, ügyfelek, szomszédok, házastárs, nehéz helyzet, saját magunktól függő munkamegszakítások miatt)?
- Milyen gyakran? Mennyi ideig?
- Mennyire voltak fontosak ezek a munkamegszakítások?
- Mennyi időre volt szüksége, hogy a helyes munkamenetet újból megtalálja?
- Mennyi az a feladatmennyiség, amelyet nem lehetett elvégezni a nap végéig a munka megszakítása miatt?
- Mennyi időt használt fel azokra a nehézségekre való reagálásra, melyek előre láthatóak voltak és megelőzhetőek lettek volna?
- Mennyi időt használt fel azokra a feladatokra, amelyeket másra átruházhatott volna?
Másokkal való kapcsolatok/beszélgetések:
- Kivel? (A megfelelő személlyel?)
- Milyen gyakran? Mennyi ideig?
- Milyen fontosak ezek a kapcsolatok?
- Az időt a feladatok meghatározott prioritásának (fontossági sorrendiségé-nek) megfelelően használta ki?
- Milyen mértékben érte el célját?
Az elemzés alapján lehet feltárni az időt rabló okokat, kikapcsolni tevékenységünkből a felesleges munkákat.
A felesleges munkavégzés okai:
- Szokások
- A presztízsgondolkodás
- Bizalmatlanság
- A „mindenáron felfedezni magam” igénye
- A tökéletességre (perfekcióra) törekvés
- Információs igény
Ha egyszer – az elemzés alapján – végiggondoljuk ezeket az okokat, máris sok időt nyerhetünk.
Néhány hasznos tanács a vezetői munka önszervezéséhez:
- Ne ugorjon bele a munkák rendezetlen folyamába.
- Rendezze a gondolatokat.
- Az egyik munkát csak a másik után végezze.
- A fontosat el kell választani a kevésbé fontostól.
- Határozza meg, hogy mi
- nagyon fontos,
- fontos,
- sürgős?
- Utasítsuk el annak elvégzését, ami lényegtelen. Több bátorság kell a „Nem” kimondásához.
- A munkát nem szabad megszakít(tat)ni. Egy munkafolyamatot mindig végig kell vinni (be kell fejezni).